CALTEA AI ─ 手書きのカルテを、録音するだけのAIカルテに。
導入企業：株式会社トーリ様
録音するだけのAIカルテで、カルテの時間を8割削減。
カルテに加えて、分析・在庫・勤怠までひとつに。
「書く時間」を、お客様と向き合う時間に。
株式会社Reflengeは、株式会社トーリ様が展開する美容室で使われる、AI電子カルテ「CALTEA AI」を開発いたしました。
「施術のあとに、思い出しながらカルテを書くのが難しい」
「紙のカルテだと、数か月前の記録を探すだけでひと苦労」
「せっかく書いた記録を、次の接客や来客に活かせていない」
こうした悩みに対しReflengeは、録音するだけでAIがカルテを作成する仕組みを提供。
カルテにかかる時間を約8割減らし、データ分析、在庫管理、勤怠管理まで1つのアプリにまとめました。
ReflengeのAI開発力と導入支援で解決した事例のご紹介です。
■ Reflengeが提案する解決策
【従来の課題】
カルテは、お客様一人ひとりに合った施術や提案をするための大切な記録です。
しかし紙の手書きでは、施術の合間や営業後に、記憶を頼りに書かなければなりません。
書くこと自体が、スタイリストの負担になっていました。
さらに紙のカルテは、書いたあと「探す」「集計する」ことが簡単ではありません。
再来店のフォローや薬剤の発注など、次の行動に記録を活かしきれないことも課題でした。
薬剤の在庫管理はスタッフが都度確認し、勤怠は紙のタイムカードで管理。
カルテ以外の業務も、手作業に頼っていました。
【Reflengeの提案】
Reflengeが提案したのは、「カルテを書く」作業そのものをAIに任せることです。
カウンセリングを録音すれば、AIがカルテの下書きを作成。
スタイリストは内容を確認して、確定するだけです。
確定したカルテは、そのままお店のデータになります。
そのデータから分析・在庫・勤怠までが自動でつながるよう、1つのアプリとして設計しました。
■ 「CALTEA AI」の価値
1. 録音するだけで、AIがカルテを下書き。
カウンセリングを録音するだけ。
AIがカルテの下書きを作成します。
施術前・施術中・施術後に分けた録音や、紙カルテの取り込みにも対応しています。
AIが作るのはあくまで下書き。
スタイリストが確認して確定したカルテだけが記録に残ります。
AIの聞き間違いがデータになることはありません。
1件あたり約5分かかっていた記入は、確認するだけの約2分に。
カルテを探して出す時間も、アプリで見られるのでほぼゼロになります。
1店舗あたりでは、1日3時間以上かかっていたカルテの時間が40〜50分ほどに。
月におよそ60時間、約8割の短縮です。
※1日20〜25名の来店、スタッフ5名の店舗を想定し、現場の聞き取りをもとにした試算です。
2. 貯まったカルテを、AIが分析。
紙では集計できていなかったカルテが、そのまま経営の判断材料に変わります。
来店の周期から離脱リスクを4段階で判定し、今日フォローすべきお客様を一覧で表示。フォローの文面もAIが提案します。ほかにも、新規のお客様の定着率や、季節×年代ごとの人気の施術をひと目で確認できます。
さらに、会社が決めた接客基準ごとに、録音した会話をAIが0〜100点で採点。
店長は理由を添えて点数を直すこともでき、接客の振り返りに活用できます。
3. カルテと連動して、在庫が自動で減る。
カルテに使った薬剤を記録すると、自動で在庫に反映されます。
これまでなんとなく把握していた薬剤の残量も、使うペースから「あと何日分あるか」の目安まで表示。
在庫をわざわざ数え直さなくても、日々のカルテ作成がそのまま在庫管理になり、「切れてから気づく」を防げます。
4. 勤怠管理も、1つのアプリで。
紙のタイムカードで行っていた出退勤の打刻も、アプリに移行。
打刻ミスの修正依頼、店長の承認、月ごとの締め、勤怠データの出力まで、同じアプリで完結します。
カルテは出勤中だけ使える仕組みにし、勤怠とカルテを連動させました。
スタイリスト・店長・オーナーの役割ごとに、できることと見える範囲も分けています。
■ 現場に定着させるための導入支援
システムは、現場で毎日使われてこそ価値が生まれます。
Reflengeは開発だけで終わらせず、使い始められるように支援しました。
店長の方を対象に30分の使い方説明会を実施。
「最初の1日は、ログイン・出勤・録音・確定の4ステップだけ」と覚えることを絞り、無理なく使い始められる伝え方を工夫しました。
また、従業員の皆さまに向けた説明会も行いました。
導入後も、Reflengeの社員が実際に店舗へ足を運び、使ってみたスタッフの方の声を直接伺っています。
使ってみて分かる不便な点は、その都度アプリに反映。
現場の声で育てていくシステムとして、改善を続けています。
あわせて、アプリ専用の取扱説明書、よくある困りごとの対処表もご用意しました。
■ 株式会社トーリ様の声
開発の段階から丁寧にヒアリングしてもらいこちらの求めているニーズの深掘りから更に発展した内容に起こしてくれました。
更に現場からの細かい要望に応えてくれ、スピード感ある対応で細部の修正まで行って頂き大変感謝しています。
顧客の何気ない言葉をくまなくキャッチしてくれますので、再来率や単価向上にもとても有効に働いていると感じてます。
単なる電子カルテの枠を超えてサービス質の向上を属人化せずにシステムとして判断していける点についてとても優秀と感じてると共に、経営判断をする上で多岐に渡る情報ツールとして活用でき、美容室運営にとって欠かせないインフラとなっています。
■ Reflengeの想い
AIは、人の仕事を奪うためのものではありません。
手間のかかる作業をAIに任せ、人が本来向き合うべきことに向き合うため道具だと、私たちReflengeは考えています。
美容室でいえば、それはお客様一人ひとりとの会話と施術です。
「うちの日報や勤怠も、AIで自動化できないかな」
「たまっている記録を、もっと仕事に活かしてみたい」
「現場のスタッフが無理なく使える仕組みを作りたい」
そんな「こうしたい！」「できないかな？」を、私たちは一緒に形にします。
現場の業務を理解したうえで仕組みを設計し、実際に使われ、定着するところまで伴走します。
アイデア段階でのご相談も大歓迎です。
まずはお気軽にお話をお聞かせください。